Posteingang mit Texterkennung
Eingehende Briefe scannen, erkennen und dem richtigen Vorgang zuordnen.
Eingehende Briefe werden gescannt oder fotografiert und automatisch ausgelesen. Die Texterkennung erkennt Absender, Datum, Aktenzeichen und genannte Fristen und schlägt die Zuordnung zu einem bestehenden Vorgang vor.
Für wen
Assistenz und Sachbearbeitung.
Voraussetzungen
Scan oder PDF des Schreibens
Was erkannt wird
- Absender — Abgleich mit dem Adressbuch; unbekannte Behörden werden zum Anlegen vorgeschlagen.
- Aktenzeichen — Wird als „Ihr Zeichen“ übernommen und für künftige Schreiben verwendet.
- Datum — Brief- und Eingangsdatum getrennt; Fristen laufen ab dem Eingang.
- Fristen — Formulierungen wie „innerhalb von vier Wochen“ werden in ein Datum umgerechnet und zur Bestätigung vorgelegt.
- Volltext — Der gesamte Text wird durchsuchbar abgelegt; das Original bleibt als Bild erhalten.
Grenzen und Nachbearbeitung
- Handschrift und schlechte Scans werden nur eingeschränkt erkannt — 300 dpi und Graustufen sind empfehlenswert.
- Jeder erkannte Wert ist als „automatisch erkannt“ gekennzeichnet und muss bestätigt werden.
- Fristen sind immer manuell zu prüfen; die Verantwortung für die Fristwahrung bleibt bei Ihnen.
- Mehrseitige Sendungen als eine Datei einlesen, damit der Zusammenhang erhalten bleibt.
Das Original bleibt unverändert gespeichert. Die Erkennung ergänzt es, sie ersetzt es nicht.
Schritt für Schritt
- 1
Datei hochladen
Im Posteingang die Datei ablegen; elyph liest Text, Absender, Datum und Zeichen aus.
- 2
Zuordnung prüfen
elyph schlägt einen bestehenden Vorgang vor. Prüfen Sie den Vorschlag, bevor Sie bestätigen.
- 3
Frist erkennen
Erkannte Fristen werden als Vorschlag angezeigt und nach Bestätigung als Termin gesetzt.
- 4
Aufgabe zuweisen
Weisen Sie den Eingang der bearbeitenden Person zu; sie erhält eine Benachrichtigung.
Ergebnis
Der Brief liegt im richtigen Vorgang, mit erkanntem Text, Frist und Zuständigkeit.
Häufige Stolpersteine
- Schlechte Scanqualität: Unter 300 dpi wird die Erkennung unzuverlässig.
- Erkannte Frist ungeprüft übernehmen: Maßgeblich bleibt der Brieftext.
Häufige Fragen
- Können wir eine Scan-Adresse per E-Mail nutzen?
- Ja. Jeder Mandant kann eine Eingangsadresse erhalten; dorthin gesendete PDFs landen direkt im Posteingang.
- Wo wird die Texterkennung ausgeführt?
- In der Europäischen Union. Details stehen im Trust Center und in der Liste der Unterauftragnehmer.