Behördenvorgang anlegen
Einen Schriftwechsel mit Behörde, Aktenzeichen und Frist eröffnen.
Ein Behördenvorgang bündelt den gesamten Schriftwechsel zu einem Anliegen: eingehende Schreiben, eigene Antworten, Fristen, Anlagen und Beteiligte. Statt E-Mails und Papier zu verteilen, bleibt der Verlauf an einer Stelle nachvollziehbar.
Für wen
Strahlenschutzbeauftragte, Fachkräfte, Assistenz.
Voraussetzungen
Modul Behördenkommunikation gebucht
Bestandteile eines Vorgangs
- Business-ID — Kennung nach Muster BHV-JJJJ-NNN, die als „Unser Zeichen“ in Schreiben verwendet wird.
- Behörde und Ansprechpartner — Aus dem Adressbuch; enthält Anschrift, Aktenzeichen und Zuständigkeit.
- Gegenstand — Worum es geht, mit Bezug auf Standort, Anlage oder Beurteilung.
- Fristen — Antwortfristen und interne Vorfristen; gesetzliche Fristen sind besonders gekennzeichnet.
- Verlauf — Chronologische Liste aller Ein- und Ausgänge mit Datum und Person.
Die fünf Schritte im Vorgang
- 1. Eingang erfassen — Brief oder E-Mail einlesen, Absender und Aktenzeichen zuordnen.
- 2. Bewerten — Zuständigkeit intern klären, Frist setzen, Beteiligte hinzufügen.
- 3. Antwort erstellen — im Editor „elyph Schreiben“ nach DIN 5008.
- 4. Freigeben — Vier-Augen-Prinzip vor dem Versand.
- 5. Versenden und ablegen — Versandnachweis und Wiedervorlage.
Verknüpfen Sie den Vorgang mit der betroffenen Gefährdungsbeurteilung. So ist bei Rückfragen sofort belegbar, worauf sich die Aussage stützt.
Schritt für Schritt
- 1
Vorgang eröffnen
Unter „Behördenkommunikation“ auf „Neuer Vorgang“ klicken und Behörde sowie Anlass wählen.
- 2
Zeichen erfassen
Tragen Sie „Ihr Zeichen“ der Behörde ein; „Unser Zeichen“ vergibt elyph automatisch.
- 3
Frist setzen
Antwortfristen erzeugen Erinnerungen und erscheinen im Arbeitsvorrat der zuständigen Person.
- 4
Beteiligte zuordnen
Legen Sie fest, wer bearbeitet, wer mitzeichnet und wer unterschreibt.
Ergebnis
Der Vorgang hat ein Aktenzeichen, eine Frist und eine zuständige Person.
Häufige Stolpersteine
- Mehrere Themen in einem Vorgang: Je Sachverhalt ein Vorgang hält die Akte prüffähig.
Häufige Fragen
- Können mehrere Behörden zu einem Vorgang gehören?
- Fachlich sinnvoll ist ein Vorgang je Behörde und Anliegen. Verwandte Vorgänge lassen sich untereinander verknüpfen.
- Wie lange werden Vorgänge aufbewahrt?
- Nach den Aufbewahrungsfristen Ihres Mandanten, die je Kategorie konfiguriert sind. Strahlenschutzvorgänge unterliegen deutlich längeren Fristen.