Änderungsprotokoll nutzen
Wer hat wann was geändert — lückenlos nachvollziehbar.
Das Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was geändert hat — vollständig, unveränderlich und für berechtigte Personen einsehbar. Es ist die Grundlage jeder Nachweisführung und beantwortet die Frage, wie ein Stand zustande kam.
Für wen
Administration, Auditbegleitung, Datenschutz.
Voraussetzungen
Rolle mit Leserecht auf das Protokoll
Was protokolliert wird
- Fachliche Änderungen — Alter Wert, neuer Wert, Feld, Person und Zeitpunkt.
- Statuswechsel — Freigaben, Ablehnungen, Sperren und Archivierungen mit Begründung.
- Berechtigungen — Vergabe und Entzug von Rollen.
- Zugriffe — Downloads von Dokumenten und Support-Zugriffe mit Anlass.
- Systemvorgänge — Automatische Löschläufe, Schnittstellenzugriffe und Webhook-Auslieferungen.
Nutzung
- Filter nach Vorgang, Person, Zeitraum und Art der Änderung.
- Export als CSV für Audits und interne Revision.
- Einträge lassen sich nicht ändern oder löschen — auch nicht durch die Administration.
- Die Aufbewahrung folgt den Fristen des Mandanten, mindestens jedoch der gesetzlichen Nachweispflicht.
Wer das Protokoll einsehen darf, wird über eine eigene Berechtigung gesteuert. Es enthält personenbezogene Daten und ist kein Werkzeug zur Leistungskontrolle.
Schritt für Schritt
- 1
Protokoll öffnen
Unter „Änderungsprotokoll“ nach Zeitraum, Person, Modul oder Datensatz filtern.
- 2
Eintrag lesen
Jeder Eintrag nennt Zeitpunkt, Person, Aktion und den betroffenen Datensatz.
- 3
Exportieren
Für Audits lässt sich der gefilterte Auszug als Dokument ablegen.
Ergebnis
Sie können Änderungen an Beurteilungen, Freigaben und Rechten belegen.
Häufige Stolpersteine
- Protokoll als Personalkontrolle nutzen: Zweckbindung und Mitbestimmung beachten.
Häufige Fragen
- Sehen wir auch Zugriffe des elyph Supports?
- Ja. Jeder Support-Zugriff erfordert eine Freigabe, ist befristet und erscheint mit Anlass im Protokoll.