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Verwaltung

Nutzer einladen und Rollen vergeben

Zugänge schaffen und Rechte nach Aufgabe zuschneiden.

Berechtigungen werden über Rollen vergeben, nie über Einzelrechte. Eine Rolle bündelt Berechtigungen und wird auf einen Geltungsbereich angewendet — Mandant, Standort oder Bereich.

Für wen

Administration des Mandanten.

Voraussetzungen

Rolle mit Administrationsrecht

Standardrollen

  • Leserecht — Sieht Vorgänge im Geltungsbereich, ändert nichts.
  • Bearbeitung — Legt Beurteilungen, Gefährdungen und Maßnahmen an und pflegt sie.
  • Fachliche Prüfung — Prüft Beurteilungen fachlich; typischerweise Fachkraft für Arbeitssicherheit.
  • Freigabe — Gibt Beurteilungen frei und übernimmt die Verantwortung für den Stand.
  • Administration — Verwaltet Organisation, Nutzer, Module und Schnittstelle — ohne fachliche Freigabe.

Grundsätze der Vergabe

  • So wenig wie möglich: Leserecht ist der richtige Startpunkt.
  • Rollen gelten je Geltungsbereich; dieselbe Person kann an einem Standort freigeben und an einem anderen nur lesen.
  • Erstellung und Freigabe derselben Beurteilung dürfen nicht in einer Hand liegen.
  • Administration ist keine fachliche Rolle — die Trennung ist beabsichtigt.
  • Ausscheidende Personen deaktivieren statt löschen; ihre Beiträge bleiben nachvollziehbar.

Prüfen Sie die Rollenvergabe mindestens halbjährlich. Die Rechteübersicht zeigt je Person alle Rollen und Geltungsbereiche.

Schritt für Schritt

  1. 1

    Einladen

    Unter „Administration“ die E-Mail-Adresse eintragen; die Einladung gilt befristet.

  2. 2

    Rolle wählen

    Verfügbar sind unter anderem Administration, Sachgebietsleitung, Beurteilende, Prüfende, Freigebende, Maßnahmen- und Barriereverantwortliche sowie Auditzugang.

  3. 3

    Bereich begrenzen

    Rollen lassen sich auf Standorte oder Bereiche einschränken.

  4. 4

    Austritt bearbeiten

    Beim Ausscheiden Zugang entziehen und Verantwortlichkeiten auf eine andere Person übertragen.

Ergebnis

Jede Person sieht genau das, was sie für ihre Aufgabe braucht.

Häufige Stolpersteine

  • Alle als Administration: Freigabe- und Prüfrollen verlieren dadurch ihren Sinn.
  • Zugang entzogen, Aufgaben nicht übertragen: Maßnahmen bleiben ohne Verantwortung liegen.

Häufige Fragen

Können wir eigene Rollen definieren?
Ja, Enterprise-Mandanten können Rollen aus einzelnen Berechtigungen zusammenstellen.
Was passiert mit Maßnahmen einer deaktivierten Person?
Sie bleiben bestehen und werden zur Neuzuweisung gemeldet. Ohne neue Verantwortung laufen sie in die Eskalation.

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