DIN 5008, Anschriften und Aktenzeichen
Formale Anforderungen an Behördenschreiben einhalten.
Behörden erwarten eine bestimmte Form. elyph setzt DIN 5008 automatisch um — Anschriftfeld, Informationsblock, Betreffzeile und Bezugszeichen sitzen an der richtigen Stelle, unabhängig davon, wer das Schreiben verfasst.
Für wen
Verfassende und Assistenz.
Aufbau eines Schreibens
- Anschriftfeld — Neun Zeilen nach Norm; Umschläge mit Sichtfenster passen ohne Nacharbeit.
- Informationsblock — Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Bearbeiter, Telefon, E-Mail, Datum.
- Unser Zeichen — Die Business-ID des Vorgangs, ergänzt um das Kürzel der bearbeitenden Person.
- Betreff — Ohne das Wort „Betreff“, fett, maximal zwei Zeilen.
- Schlussblock — Grußformel, Unterschriftsfeld, Name und Funktion aus dem Profil.
Das Adressbuch
- Behörden werden zentral gepflegt und stehen allen Vorgängen zur Verfügung.
- Je Behörde lassen sich mehrere Ansprechpartner und Aktenzeichen hinterlegen.
- Änderungen an einer Anschrift wirken nicht rückwirkend auf bereits versandte Schreiben.
- Doppelte Einträge werden beim Anlegen erkannt und zur Zusammenführung vorgeschlagen.
Übernehmen Sie „Ihr Zeichen“ exakt so, wie die Behörde es schreibt — inklusive Schrägstrichen und Leerzeichen. Es ist deren Zuordnungsmerkmal.
Schritt für Schritt
- 1
Anschrift wählen
Wählen Sie den Empfänger aus dem Adressbuch; die Anschrift wird nach DIN 5008 gesetzt.
- 2
Zeichenzeile prüfen
„Ihr Zeichen“, „Unser Zeichen“, Bearbeiter und Datum stehen in der Bezugszeichenzeile.
- 3
Betreff formulieren
Ein Betreff ohne das Wort „Betreff“, eine Zeile, mit Bezug auf das Aktenzeichen.
- 4
Anlagen listen
Anlagen werden am Ende aufgeführt und automatisch mit dem Schreiben verknüpft.
Ergebnis
Das Schreiben entspricht der Norm und ist eindeutig zuordenbar.
Häufige Stolpersteine
- Aktenzeichen der Behörde vergessen: Antworten werden dort dann langsamer zugeordnet.
Häufige Fragen
- Können wir eigenes Briefpapier verwenden?
- Ja. Hinterlegen Sie Logo, Farben und Fußzeile im Unternehmensprofil; Enterprise-Kunden können vollständige Vorlagen liefern.
- Gilt DIN 5008 auch für Österreich und die Schweiz?
- Für Standorte mit anderer Zuständigkeit stehen angepasste Vorlagen bereit, etwa mit abweichender Anschriftposition.