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Behördenkommunikation

Schreiben im Editor erstellen

Behördenschreiben im elyph Editor verfassen, prüfen und versenden.

„elyph Schreiben“ ist ein vollwertiger Texteditor im Vorgang. Er bietet die aus Textverarbeitungen gewohnten Funktionen, hält aber automatisch die Formvorgaben ein und zieht Absender, Empfänger und Zeichen aus dem Vorgang.

Für wen

Alle, die Schreiben verfassen.

Voraussetzungen

Bestehender Vorgang

Funktionen des Editors

  • Formatierung — Überschriften, Listen, Tabellen, Fett und Kursiv, Fußnoten.
  • Platzhalter — Felder wie Aktenzeichen, Datum, Standort und Business-ID werden beim Erzeugen ersetzt.
  • Bausteine — Wiederkehrende Absätze aus der Vorlagenbibliothek Ihres Mandanten.
  • Anlagenverzeichnis — Wird aus den angehängten Dateien automatisch erzeugt und nummeriert.
  • KI-Unterstützung — Formulierungsvorschläge auf Grundlage des Vorgangs; jede Übernahme ist gekennzeichnet.
  • Versionen — Jeder Zwischenstand bleibt vergleichbar; freigegebene Schreiben werden gesperrt.

Vor dem Versand prüfen

  • Stimmen Empfänger, Anschrift und Aktenzeichen der Behörde?
  • Ist die gesetzte Frist im Text korrekt benannt?
  • Sind alle im Text erwähnten Anlagen tatsächlich angehängt?
  • Sind KI-Formulierungen fachlich geprüft und bestätigt?
  • Liegt die Freigabe durch die zeichnungsberechtigte Person vor?

Der Versand ist erst nach Freigabe möglich. Danach ist das Schreiben unveränderlich; Korrekturen erfolgen über ein Nachtragsschreiben.

Schritt für Schritt

  1. 1

    Schreiben anlegen

    Im Vorgang „Neues Schreiben“ wählen und eine Vorlage nehmen oder leer beginnen.

  2. 2

    Text verfassen

    Der Editor arbeitet wie eine Textverarbeitung: Überschriften, Listen, Tabellen, Fußnoten und Seitenumbrüche.

  3. 3

    Daten einfügen

    Platzhalter ziehen Anschrift, Zeichen, Datum und Fachdaten automatisch aus dem Vorgang.

  4. 4

    Mitzeichnen lassen

    Senden Sie den Entwurf zur Mitzeichnung; Kommentare bleiben im Verlauf.

  5. 5

    Versenden

    Versand per E-Mail über Ihre Absenderdomain oder als Druckfassung; beides wird im Vorgang protokolliert.

Ergebnis

Das Schreiben liegt als versionierte Datei im Vorgang, mit Versandnachweis.

Häufige Stolpersteine

  • Formatierung aus Word einfügen: Verwenden Sie „Als Text einfügen“, sonst bricht das Seitenlayout.

Häufige Fragen

Können wir Word-Dokumente importieren?
Ja, DOCX lässt sich importieren; Formatierungen werden auf die Vorlage abgebildet. Der Export erfolgt als PDF und DOCX.
Gibt es eine digitale Signatur?
Schreiben tragen eine Prüfnummer und die dokumentierte Freigabe. Qualifizierte elektronische Signaturen sind für Enterprise auf Anfrage möglich.

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