Dokumente verwalten
Nachweise, Berichte und Anhänge versioniert ablegen.
Dokumente sind in elyph nie lose Dateien, sondern immer an einen Vorgang gebunden: an eine Beurteilung, eine Maßnahme, eine Barriere oder einen Behördenvorgang. Dadurch ist jederzeit erkennbar, wozu ein Nachweis gehört.
Für wen
Alle.
Eigenschaften eines Dokuments
- Typ — Nachweis, Messprotokoll, Betriebsanweisung, Foto, Schreiben oder Bericht.
- Bezug — Der Vorgang, zu dem das Dokument gehört; Mehrfachbezüge sind möglich.
- Version — Neue Fassungen ersetzen alte nicht, sondern werden angehängt.
- Gültigkeit — Optionales Ablaufdatum mit Erinnerung, etwa für Prüfbescheinigungen.
- Prüfsumme — Wird beim Hochladen gebildet und erlaubt den späteren Echtheitsnachweis.
Ablage und Zugriff
- Zulässig sind PDF, Bilder, Office-Dateien und gängige Messprotokollformate.
- Der Zugriff folgt den Berechtigungen des zugehörigen Vorgangs — es gibt keine offene Dateiablage.
- Der Volltext von PDFs wird durchsuchbar gemacht.
- Jeder Download wird protokolliert.
- Dokumente freigegebener Stände sind unveränderlich.
Legen Sie Nachweise direkt am Vorgang ab, nicht in einem Sammelordner. Ein Nachweis ohne erkennbaren Bezug ist in einer Prüfung wertlos.
Schritt für Schritt
- 1
Hochladen
Dokumente lassen sich am Datensatz oder in der Dokumentenliste ablegen; die Verknüpfung bleibt erhalten.
- 2
Version erzeugen
Eine neue Fassung ersetzt die alte nicht, sondern wird als Version geführt.
- 3
Gültigkeit setzen
Ablaufdatum und Wiedervorlage erzeugen rechtzeitig eine Erinnerung.
- 4
Zugriff steuern
Sichtbarkeit richtet sich nach Rolle und Standort des Dokuments.
Ergebnis
Jedes Dokument ist auffindbar, aktuell und einem Vorgang zugeordnet.
Häufige Stolpersteine
- Dateien lokal ablegen: Nachweise ohne Verknüpfung fehlen im Audit.
Häufige Fragen
- Gibt es eine Größenbeschränkung?
- Standardmäßig 50 MB je Datei. Für große Messreihen oder Videos sind höhere Grenzen möglich.