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Dokumente und Vorlagen

Vorlagen nutzen und anpassen

Einheitliche Dokumente über Standorte hinweg erzeugen.

Vorlagen halten wiederkehrende Inhalte an einer Stelle: Textbausteine für Schreiben, Standardmaßnahmen, Prüfchecklisten und Berichtslayouts. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern vereinheitlichen die Sprache im Haus.

Für wen

Administration und Fachverantwortliche.

Voraussetzungen

Bearbeitungsrecht auf Vorlagen

Arten von Vorlagen

  • Schreibvorlagen — Vollständige Briefe mit Platzhaltern für Vorgang, Empfänger und Frist.
  • Textbausteine — Einzelne Absätze, die im Editor eingefügt werden.
  • Maßnahmenvorlagen — Standardmaßnahmen mit STOP-Stufe, Regelfrist und erwartetem Nachweis.
  • Prüfchecklisten — Prüfpunkte für Barrierenprüfungen mit Bewertungsschema.
  • Berichtslayouts — Aufbau, Logo und Fußzeile für Berichte und Nachweise.

Pflege

  • Eine verantwortliche Person je Vorlage benennen, sonst veraltet der Bestand.
  • Änderungen wirken auf neue Verwendungen; bereits erzeugte Dokumente bleiben unverändert.
  • Vorlagen lassen sich auf Standorte oder Rollen einschränken.
  • Nicht mehr genutzte Vorlagen deaktivieren statt löschen — bestehende Bezüge bleiben lesbar.

Prüfen Sie Vorlagen mindestens jährlich auf Rechtsstand. Eine falsche Formulierung vervielfältigt sich sonst über Jahre.

Schritt für Schritt

  1. 1

    Vorlage wählen

    Unter „Vorlagen“ stehen Muster für Berichte, Schreiben, Unterweisungen und Prüfprotokolle.

  2. 2

    Anpassen

    Logo, Kopf- und Fußzeile, Textbausteine und Platzhalter lassen sich mandantenweit ändern.

  3. 3

    Freigeben

    Nur freigegebene Vorlagen erscheinen bei den Nutzenden zur Auswahl.

  4. 4

    Pflegen

    Änderungen an Vorlagen wirken auf neue Dokumente, nicht rückwirkend auf bestehende.

Ergebnis

Alle Dokumente sehen gleich aus und enthalten die gleichen Pflichtangaben.

Häufige Stolpersteine

  • Rechtstexte in Vorlagen hart eintragen: Besser Platzhalter nutzen, damit Aktualisierungen greifen.

Häufige Fragen

Können wir Vorlagen zwischen Mandanten teilen?
Nicht automatisch. Konzernkunden können Vorlagen aus einem Leitmandanten in weitere Mandanten kopieren lassen.

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