Fristen und Erinnerungen steuern
Wiedervorlagen, Prüfintervalle und Eskalation einstellen.
Fristen entstehen in elyph an vielen Stellen: Maßnahmen, Barrierenprüfungen, Wiedervorlagen, Behördenschreiben, Unterweisungen und befristete Akzeptanzen. Die Fristenübersicht führt sie zusammen und zeigt, was rechtlich zwingend ist und was intern gesetzt wurde.
Für wen
Administration und Verantwortliche.
Fristarten
- Gesetzlich — Aus Vorschriften abgeleitet, etwa Prüffristen oder behördliche Antwortfristen. Nicht frei verschiebbar.
- Abgeleitet — Aus der Risikostufe und den hinterlegten Regelfristen der Matrix.
- Selbst gesetzt — Vereinbarte interne Termine; verschiebbar mit Begründung.
- Wiederkehrend — Intervallbasiert; nach Abschluss entsteht automatisch der nächste Termin.
Eskalation
- 14 und 3 Tage vor Fälligkeit: Erinnerung an die verantwortliche Person.
- Bei Überschreitung: Meldung an Verantwortliche und vorgesetzte Person.
- Nach 14 Tagen Überschreitung: Aufnahme in die Eskalationsliste des Standorts.
- Gesetzliche Fristen werden zusätzlich rot in Dashboard und Arbeitsvorrat geführt.
Verschiebungen sind kein Makel, verschwiegene Verschiebungen schon. Jede Änderung braucht eine Begründung und bleibt im Protokoll sichtbar.
Schritt für Schritt
- 1
Intervalle setzen
Prüfzyklen liegen an der Barriere, Wiedervorlagen an der Beurteilung, Fristen an der Maßnahme.
- 2
Vorlauf wählen
Erinnerungen gehen standardmäßig 30, 14 und 3 Tage vor Fälligkeit heraus.
- 3
Eskalation festlegen
Bei Überschreitung informiert elyph zusätzlich die vorgesetzte Rolle.
- 4
Kalender nutzen
Alle Fristen erscheinen im Terminmodul und lassen sich in den eigenen Kalender abonnieren.
Ergebnis
Fristen werden vor dem Ablauf sichtbar, nicht danach.
Häufige Stolpersteine
- Erinnerungen deaktivieren: Überfälligkeit fällt dann erst im Audit auf.
Häufige Fragen
- Können wir Fristen an unseren Kalender anbinden?
- Ja, über einen persönlichen Kalender-Abonnementlink im Profil oder über die Schnittstelle für eine Anbindung an Ihr Aufgabensystem.
- Was gilt an Feiertagen?
- Fällt eine Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag des Standorts, erinnert elyph am vorherigen Werktag. Das gesetzliche Datum bleibt unverändert.