Bericht und Nachweis erzeugen
Prüffähiges Dokument aus einer Beurteilung erstellen und teilen.
Der Bericht ist die vorzeigbare Form der Beurteilung: ein PDF, das Gegenstand, Beteiligte, Bewertung, Maßnahmen und Freigabe in einer Reihenfolge zeigt, die Prüfende erwarten.
Für wen
Verantwortliche, Auditbegleitung.
Voraussetzungen
Beurteilung mindestens im Status Prüfung
Inhalt des Berichts
- Deckblatt — Business-ID, Version, Stand, Standort, Freigabe mit Name, Funktion und Datum.
- Gegenstand — Stammdaten und Abgrenzung, was ausdrücklich nicht umfasst ist.
- Gefährdungen — Je Szenario Beschreibung, Bruttobewertung, Barrieren, Nettobewertung und Begründung.
- Maßnahmen — Mit Verantwortung, Frist, Status und STOP-Einordnung.
- Anhang — Messprotokolle, Betriebsanweisungen, Fotos und Prüfnachweise.
Varianten und Ausgabe
- Vollbericht für Aufsicht und Audit.
- Kurzfassung für Unterweisungen — Gefährdungen und Verhaltensregeln ohne interne Bewertungsdiskussion.
- Maßnahmenliste als CSV für die Nachverfolgung außerhalb von elyph.
- Sprachwahl je Ausgabe; Rechtsbezüge bleiben in der Sprache der zuständigen Rechtsordnung.
- Jeder Bericht trägt eine Prüfnummer, mit der sich seine Echtheit später verifizieren lässt.
Aus Entwürfen erzeugte Berichte tragen ein deutliches Wasserzeichen und dürfen nicht als Nachweis verwendet werden.
Schritt für Schritt
- 1
Bericht wählen
Über „Bericht“ eine Vorlage wählen: Kurzfassung, vollständige Dokumentation oder Auditfassung.
- 2
Umfang festlegen
Bestimmen Sie, ob Bow-Tie, Maßnahmenplan und Prüfhistorie enthalten sind.
- 3
Erzeugen und ablegen
Das Dokument wird als Version abgelegt und erhält eine Prüfziffer zur Echtheitsprüfung.
Ergebnis
Ein datiertes Dokument mit Business-ID, Verantwortlichen und Prüfziffer.
Häufige Stolpersteine
- Entwürfe verteilen: Berichte aus Entwürfen sind als solche gekennzeichnet.
Häufige Fragen
- Können wir unser Logo und Layout verwenden?
- Ja. Logo, Farben und Fußzeile stammen aus dem Unternehmensprofil; Enterprise-Kunden können zusätzlich eigene Vorlagen hinterlegen.
- Wie beweisen wir, dass ein PDF unverändert ist?
- Über die Prüfnummer auf dem Deckblatt. Die Funktion „Dokument prüfen“ vergleicht sie mit dem gespeicherten Stand.