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Gefährdungsbeurteilung

Versionen, Sperre und Wiedervorlage

Änderungen an freigegebenen Beurteilungen sauber versionieren.

Eine Gefährdungsbeurteilung ist kein Dokument, sondern eine Reihe von Ständen. Elyph hält jede freigegebene Fassung unverändert vor und macht Unterschiede zwischen Versionen sichtbar — das ist die Grundlage jeder Prüfung durch Aufsicht oder Berufsgenossenschaft.

Für wen

Verantwortliche für Beurteilungen.

Voraussetzungen

Freigegebene Beurteilung

Wann eine neue Version nötig ist

  • Wesentliche Änderung von Tätigkeit, Arbeitsmittel, Stoff oder Verfahren.
  • Nach Unfall, Beinaheunfall oder behördlicher Beanstandung.
  • Bei neuen oder geänderten Rechtsvorschriften.
  • Turnusmäßig zur Wiedervorlage, auch wenn sich nichts geändert hat — dann mit Vermerk „geprüft, unverändert“.
  • Bei Erkenntnissen aus Wirksamkeitskontrollen oder Befragungen.

Was Sperre und Vergleich bedeuten

  • Sperre — Freigegebene Versionen lassen sich nicht mehr ändern; Anhänge bleiben mit Prüfsumme erhalten.
  • Versionsvergleich — Zeigt geänderte Felder, neue und entfallene Gefährdungen und Verschiebungen der Bewertung.
  • Gültigkeit — Genau eine Version ist zu einem Zeitpunkt gültig; frühere Stände sind als historisch gekennzeichnet.
  • Wiedervorlage — Frei einstellbar, üblich sind zwölf Monate; bei hohem Restrisiko kürzer.

Löschen ist auch bei Fehlern nicht vorgesehen. Ein archivierter Fehlstand mit dokumentierter Korrektur ist wertvoller als eine Lücke.

Schritt für Schritt

  1. 1

    Neue Version starten

    „Neue Version“ kopiert Inhalte und setzt den Status auf Entwurf; die alte Version bleibt lesbar.

  2. 2

    Anlass dokumentieren

    Tragen Sie ein, warum überarbeitet wird: neue Tätigkeit, Unfall, geänderte Vorschrift oder Wiedervorlage.

  3. 3

    Wiedervorlage setzen

    Legen Sie das nächste Überprüfungsdatum fest; elyph erinnert rechtzeitig.

Ergebnis

Eine lückenlose Versionskette mit Anlass, Datum und verantwortlicher Person.

Häufige Stolpersteine

  • Kein Anlass dokumentiert: Bei Prüfungen ist die Historie sonst nicht erklärbar.

Häufige Fragen

Wie lange werden Versionen aufbewahrt?
Standardmäßig für die Dauer des Vertrags plus die gesetzlichen Fristen. Bei Gefahrstoffen und Strahlenschutz greifen deutlich längere Fristen, die je Mandant konfiguriert sind.
Sieht die Aufsicht auch Entwürfe?
Berichte enthalten nur freigegebene Stände. Entwürfe sind interne Arbeitsstände.

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