Organisation und Standorte aufbauen
Die Struktur des Unternehmens abbilden, von der Gruppe bis zum Arbeitsbereich.
Die Organisationsstruktur ist das Rückgrat der Plattform: Sie steuert Berechtigungen, Zuständigkeiten, anzuwendendes Recht und jede Auswertung. Ein sauberer Aufbau am Anfang erspart später aufwendige Umbauten.
Für wen
Administration des Mandanten.
Voraussetzungen
Rolle mit Administrationsrecht
Die Ebenen
- Mandant — Das Unternehmen. Datenraum, Abrechnung und Module hängen hier.
- Standort — Physischer Ort mit Anschrift und Land. Bestimmt die anzuwendende Rechtsordnung.
- Bereich — Organisatorische Einheit innerhalb eines Standorts, etwa Produktion oder Labor.
- Arbeitsplatz oder Tätigkeit — Feinste Ebene, optional; sinnvoll bei stark unterschiedlichen Gefährdungen.
Aufbau planen
- Bilden Sie die tatsächliche Verantwortung ab, nicht das Organigramm der Personalabteilung.
- So flach wie möglich: Jede Ebene erzeugt dauerhaften Pflegeaufwand.
- Ein Standort je Anschrift — mehrere Gebäude an einer Anschrift sind Bereiche.
- Namen stabil halten; sie erscheinen in freigegebenen Berichten.
- Umstrukturierungen über Deaktivieren und Neuanlegen abbilden, nicht durch Umbenennen.
Standorte in verschiedenen Ländern brauchen unterschiedliche Zuständigkeiten. Das Konzernniveau bleibt Mindeststandard, das lokale Recht ist die Untergrenze.
Schritt für Schritt
- 1
Ebenen anlegen
Verfügbar sind Gruppe, Gesellschaft, Rechtsträger, Land, Region, Standort, Geschäftsbereich, Abteilung, Team und Arbeitsbereich.
- 2
Land zuordnen
Jeder Standort erhält ein Land; daraus ergibt sich das anzuwendende Recht.
- 3
Verantwortung setzen
Je Einheit können Führungskraft, Fachkraft und Beauftragte hinterlegt werden.
- 4
Struktur prüfen
Die Baumansicht zeigt Lücken, etwa Standorte ohne verantwortliche Person.
Ergebnis
Beurteilungen, Maßnahmen und Auswertungen lassen sich sauber nach Struktur filtern.
Häufige Stolpersteine
- Zu tiefe Struktur: Ebenen ohne eigene Gefährdungslage erschweren die Pflege.
Häufige Fragen
- Können wir Standorte löschen?
- Nur ohne verknüpfte Vorgänge. Sonst werden sie deaktiviert; historische Daten bleiben lesbar.
- Brauchen Tochtergesellschaften eigene Mandanten?
- Bei getrennter Verantwortung und getrennten Daten ja. Bei gemeinsamer Arbeitsschutzorganisation genügen Standorte innerhalb eines Mandanten.